تحقیق نحوه کار در امور دفتری و بایگانی مدارس

تحقیق نحوه کار در امور دفتری و بایگانی مدارس

فرمت فایل دانلودی: .doc
فرمت فایل اصلی: doc
تعداد صفحات: 84
حجم فایل: 635
قیمت: : 5000 تومان

بخشی از متن:
بخشی از چکیده:
گسترش و توسعه فعالیتهای سازمان و افزایش تبادلات سازمانی باعث می شود تا حجم زیادی از اسناد و پرونده ها برای سازمان ایجاد شود. این امر معضلاتی چون دشواری دسترسی به اسناد، کندی بازیابی آنها و از همه مهم تر هزینه های سنگین نگهداری را دربر دارد. از جمله پیامدهای این مسائل می توان به صرف زمان زیاد پرسنل در نگهداری و بازیابی اسناد، اشغال حجم زیادی از فضای فیزیکی برای نگهداری از این اسناد، نگرانی های ناشی از حفظ و امنیت اسناد و هزینه های خرید و نگهداری تجهیزات مناسب برای بایگانی فیزیکی اسناد و... اشاره کرد. ما در شرکت برید برآنیم تا با ارائه یک راهکار مناسب به سازمانها در رفع مسائل فوق یاری رسانیم و برای این منظور سیستم بایگانی اسناد و مدارک را با قابلیتهای زیر طراحی کردیم:
  ساختار اطلاعاتی بایگانی:بایگانی مجموعه ای از اسناد و مدارک است که با افزوده شدن حجم آنها امکان دسترسی به این اسناد و مدارک روزبه روز مشکل تر می کند. از طرفی در روشهای سنتی بایگانی، بازیابی اسناد تنها از طریق کلاسه آنها امکان پذیر است و بنابراین تنها از یک طریق می توان به اسناد مورد نظر دسترسی داشت. در سیستم بایگانی برید امکاناتی فراهم شده است تا بتوان اقلام اطلاعاتی پرونده ها و اسناد درون آنها را استخراج نموده و در سیستم تعریف کرد. لازم به ذکر است که هنگام ورود این پرونده ها و اسناد در سیستم، اقلام اطلاعاتی برای آنها وارد می شود که این پرونده ها و اسناد مذکور با استفاده از هریک از این اقلام اطلاعاتی قابل جستجو خواهند بود.  ...

فهرست مطالب:
چکیده
تعاریف و ا صطلاحات بایگانی 
آشنایی با مفهوم بایگانی
تاریخچه بایگانی
فواید بایگانی
محل و لوازم بایگانی
انواع مهر هامورد نیاز در واحد های بایگانی
ویژگی های تخصصی ، شخصیتی رفتاری مسئولان بایگانی و دفتری
 اهم این خصوصیات فهرست وار عبارت است از
اداره ی ا مور بایگا نی
مزایای شیوه ی غیر متمرکز
عوامل موثر در برقراری سیتم متمرکز یا غیر متمرکز
مراحل و نحوه ی استفاده از کامپیوتر
موارد استفاده ی بایگانی کامپیوتر در اموراداری و استخدامی
توانایی جمع آوری اسناد و مدارک ، آمار و ارقام جهت بایگانی
جمع آوری اطلاعات لازم
مطالعه ی اسنادو مدارک موجود در سازمان
اصول روش های بایگانی
تعریف طبقه بندی از نظربایگانی
روش های بایگانی
روشهای تنظیم پرونده های اسمی
ترتیب ثبت اسامی روی پوشه ها ودفاتر راهنما
روش شماره گذاری متوالی یا مسلسل (سیستم شماره ای محض)
نحوه استفاده از این روش
دفترراهنمای الفبایی
روش شماره گذاری بر اساس حرف اول ودوم نام خانوادگی
روش دهد هی( دسیمال)
روش جغرافیایی
آشنایی با اسناد خرید
مفهوم سند خرید
اسناد مورد نیاز خرید های عمده
واحد کارپردازی موظف به انجام امور زیر می باشد
آشنایی با ویژگی های اسناد و مدارک
شرایط احراز و خصوصیات بایگان فنی
بایگانی انواع نقشه
کد گذاری و بایگانی نقشه ها
توانایی بایگانی انواع نامه ها
کنترل و طبقه بندی اسناد
ثبت و بایگانی اسناد محرمانه
توانایی امحا پرونده
آیین نامه تشخیص اوراق زائد و ترتیب امحای آنها
مفهوم اوراق زائد
حفاظت از اسناد و مدارک
انواع ارتباط
برقراری ارتباطات صحیح درسازمان
ارتباط بامافوق سازمانی وتهیه گزارش
تعریف گزارش
فرم گزارش وانواع آن
عنوان گیرنده گزارش
گزارش تحلیلی
مراحل گزارش نویسی
آشنایی با  فرم ها و دفاترمورد استفاده در بایگانی
فرم فهرست محتویات پرونده
فرم  جایگزین  پرونده های انتقالی
انواع خا موش کنننده ها
تعریف لغوی سند
پاراف چیست؟
فلسفه ی سند نویسی
 نامه اداری
یادداشت اداری
نحوه ی کدگذاری واحدهای سازمانی
بایگانی مکاتبات اداری
روش موضوعی چیست؟
لاک و مهر کردن به دو روش
تعیین تکلیف پرونده های راکـد
ارسال پرونده ها به بایگانی راکد
منابع